Betriebliche Kenndaten
Steuerungsinstrument Finanzplanung
Gerade Klein- und Mittelständler müssen, aufgrund z. T. dünner Finanzdecken, ihre finanziellen Mittel sehr sorgfältig planen. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen in dieser Ausgabe den Finanzplan als wichtigstes Steuerungsinstrument vorstellen. Das Rechenblatt mit einem fiktiven Beispiel finden Sie hier zum Herunterladen. Es ist eine fertige Excel-Datei (42 kB), in der nur noch die eigenen Werte eingegeben werden müssen.
Der Finanzplan stellt Einnahmen und Ausgaben einer gewissen Periode (i.d.R. das Geschäftsjahr) gegenüber und verrechnet diese mit den liquiden Mitteln (Bankbestand). So erhalten wir auf einen Blick und vor allem frühzeitig, einen Eindruck über die Liquidität und können gegebenenfalls rechtzeitig die notwendigen Dispositionen vorbereiten. Zur Kontrolle der geplanten Ziele und zur Finanzdisposition reicht eine Planung auf Monatsbasis sicherlich aus. Gerät das Unternehmen aber in eine Krise, sollte die Planung auf Wochenbasis umgestellt werden, damit noch schneller reagiert werden kann. Hauptaufgabe ist also die Sicherung des finanziellen Gleichgewichts (Liquiditätssicherung) in der Gegenwart und für die Zukunft (Wachstum). Daraus ergeben sich folgende Ziele und Aufgaben der Finanzplanung:
* langfristig: Stärkung der Vermögens- und Kapitalstruktur (als Voraussetzung für Wachstum und zur Ausweitung der Verschuldungsfähigkeit)
* mittelfristig: Steuerung der Finanz- und Erfolgsrechnung (da grundsätzlich nur eine "gesunde" Aufwands- und Ertragsstruktur die Stärkung der Vermögens- und Kapitalstruktur zulässt)
* kurzfristig: Verbesserung der Finanzdisposition, d.h. Deutlichmachen der Einnahmen- und Ausgabenströme, Anlage der Überschüsse, Beschaffung von Kreditmitteln).
Mit unserem Finanzplan haben Sie neben den Listen, die Sie von Ihrem Steuerberater, von der Datev oder sonst wem erhalten und die oftmals schwierig zu interpretieren sind, ein einfaches Steuerungsinstrument, dass in Ihrer täglichen Praxis Anwendung finden sollte.
Im Folgenden haben wir Ihnen einmal dargestellt wie ein solcher Finanzplan aussehen könnte. Die Excel-Datei (42 kB) haben wir Ihnen hier zum Herunterladen zur Verfügung gestellt. Alle farblich markierten Zellen und Spalten wurden mit Formeln hinterlegt (bitte nicht überschreiben), so dass Sie also nur Ihre eigenen Planzahlen eingeben sollten, um zum gewünschten Ergebnis zu gelangen. Sie können die eingetragenen Werte (alle nicht farbigen Werte) selbstverständlich überschreiben bzw. löschen und sollten an deren Stelle Ihre eigenen Werte eintragen. Die Werte sind in unserem Beispiel in tausend Euro eingegeben.
Woher kommen meine Werte
Die benötigten Werte, die in den Finanzplan einzupflegen sind, sollten Sie in Ihren Auftragsbüchern, Verträgen (z.B. Miet-, Kredit- oder Leasingverträge) oder in den Vorjahresauswertungen finden.Die Finanzplanung beginnt mit den erwarteten Eingängen aus Kundenzahlungen. Hier ist darauf zu achten, dass Sie nicht die geplanten Umsätze des Monats, sondern die geplanten Zahlungseingänge einstellen. Dies kann durch Kundenzahlungsverhalten oder Zahlungskonditionen durchaus differieren. Denken Sie beispielsweise daran, dass Sie zwar im Monat Januar einen Umsatz mit der Firma "X" von 10.000 Euro planen. Der Firma "X" haben Sie aber 60 Tage Zahlungsziel eingeräumt - also kann der Zahlungseingang erst im März geplant werden!
Für die daraus resultierende und abzuführende Umsatzsteuer (USt) gilt: Machen Sie eine Einnahme/Überschussrechnung, so muss die USt erst zum Zeitpunkt der Zahlung, bei bilanzierenden Unternehmen allerdings schon zum Zeitpunkt der Fakturierung abgeführt werden. Gleiches gilt natürlich für die anrechenbare Vorsteuer.
Die anhand unseres Beispiels eingetragenen weiteren Erlöse z.B. aus Mieten (Zeile 9) sind aufgrund von Verträgen sehr sicher planbar.
Bei dem geplanten Erlös aus Anlagevermögen im Monat Mai (Zelle N 11) handelt es sich um einen Verkauf eines Firmenwagens. Natürlich wird zu diesem Zeitpunkt ein neuer PKW (Zelle N 27) benötigt, der in unserem Beispiel mit einem kurzfristigen Darlehen (Zelle N12) finanziert werden soll.
Für die weiteren Zahlungsausgänge gilt das Gleiche wie bereits bei den Eingängen angeführt. Planen Sie diese nach den voraussichtlichen Zahlungsterminen, so ist z.B. die Sozialversicherung für Gehälter immer erst zum 10. des folgenden Monats abzuführen.
Im Monat Juni haben wir in unserem Beispiel unter "Wareneinkäufe" (Zelle Q 21) die Zahlungsverpflichtung aus Frühbezügen eingestellt. Es handelt sich hier um die Verpflichtung aus den im Oktober des letzten Geschäftsjahres georderten Waren, die bereits im Januar geliefert wurden (Zahlung erst im Juni). Denken Sie auch daran, dass nicht alle Zahlungsausgänge (z.B. Zinsen) mit Vorsteuer behaftet sind. Es ist natürlich auch darauf zu achten, dass strukturelle Veränderungen wie beispielsweise auslaufende Leasingverträge oder Neueinstellungen im Plan verarbeitet werden.
Andererseits sind kalkulatorische oder nicht liquiditätswirksame Positionen (z.B. Abschreibungen) nicht zu planen.
Tragen Sie bitte unter "Banksaldo Vorperiode" im Januar (Zelle B38) Ihren Bankbestand per 31.12. ein. Die weiteren Salden (Zellen E38 bis AM38) errechnen sich selbstständig.
Die geplanten Einnahmen und Ausgaben führen nun zur Über- bzw. Unterdeckung (Zeile 36) und verrechnet mit dem Saldo der liquiden Mittel aus der Vorperiode (Zeile 38) ergeben sich die "verfügbaren Mittel" (Zeile 40).
In unserem Beispiel sehen wir, dass es aufgrund schwacher Umsätze ab Spätsommer zu einem Liquiditätsengpass, ja sogar zur Unterdeckung kommt. Hier sollte also frühzeitig reagiert werden. Allerdings gehen Sie nicht sofort zu Ihrer Bank, sondern prüfen Sie erst den Grund der Unterdeckung und stellen Sie sicher, dass die Punkte unumgänglich oder kaufmännisch gerechtfertigt sind.
Der Plan ist Vorschau
Der Plan hat seine Bedeutung als Vorschau, als Vorwegnahme erwarteten, zukünftigen Geschehens. Für die praktische Arbeit wird das allerdings nicht genügen. Es ist wichtig, periodenweise (hier Monat) festzuhalten, wie der Plan eingehalten wurde und wo und in welcher Größe sich Abweichungen (Differenzen) ergeben haben. Zu diesem Zweck haben wir das Planformular um die Spalten "Ist" und "Differenz" ergänzt. Sie finden diese Spalten, indem Sie das Symbol "+" oberhalb der jeweiligen Planspalte anklicken. Für die Eingabe der Ist-Daten gilt natürlich das Gleiche wie beim Plan.Erst auf diese Weise wird das (kumulative) Ausmaß der Abweichungen sichtbar und verdeutlicht, ob und wo eingegriffen werden müsste. Hier bleibt es Ihnen nun überlassen, die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen und gegebenenfalls jede einzelne Zeile zu untersuchen. In dem Moment, wo Sie die geplanten Werte ändern, errechnet Ihnen das Blatt ja die neuen Werte und die Auswirkungen werden direkt sichtbar.
Für Rückfragen stehe ich Ihnen unter der E-Mail-Adresse Controlling@rudolf-mueller.de gerne zur Verfügung.