Mancher Leser erinnert sich sicher noch an die Meister alten Schlages, die den Verbrauch von Kleinartikeln penibel in einer Kladde festhielten. Neue Handschuhe, selbst Bleistifte, gab es nur nach Prüfung des Verschleißes und Rückgabe der alten.
Gleiches galt für Arbeitsbekleidung. War aus Sicht des Vorgesetzten ein zu hoher Verschleiß festzustellen, erfolgte ein ernster Appell zum vorsichtigeren Umgang. Bei weiteren Nachlässigkeiten wurden sogar die Kosten vom Lohn eingehalten.
Wenn auch ein derartiges Vorgehen sicherlich nicht mehr zeitgemäß ist, kann eine Analyse des Verbrauchs der Betriebsstoffe nicht unbedeutende Einsparungsmöglichkeiten aufdecken. Häufig können so relativ einfach die Kosten im Motorgeräte-Fachhandel gesenkt werden. Viele Motoristen haben in der Vergangenheit intensive Bemühungen zur Optimierung der großen Kostenpositionen durchgeführt. Dabei wurden aber oft die hier betrachteten Güter unbeachtet gelassen. Insoweit hatten die Altvorderen mit dem Sprichwort: "Kleinvieh macht auch Mist" nicht Unrecht.
Zielrichtung des Projektes
Die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit erweist sich für Motoristen als Dauerthema. Insbesondere bei den Personal-, Einkaufs- und Verwaltungskosten sind oft nur noch geringe Optimierungspotentiale vorhanden. Entsprechend wird größeres Einsparungspotential bei bisher nicht betrachteten, auf den ersten Blick unwesentlichen, Kostenblöcken liegen. Diese zu identifizieren und zu optimieren ist Ziel des folgenden Projektes. Die weiteren Schritte konzentrieren sich auf die Betriebsmittel. Als Betriebsmittel gelten Arbeitsmittel, die der Herstellung von Erzeugnissen und der Aufrechterhaltung der Einsatzbereitschaft dienen. Die gezielte Auswahl trägt dazu bei, sich auf die richtigen Objekte zu konzentrieren und eine Verzettelung zu vermeiden. Es ist oft festzustellen, dass eine Schätzung dieser Kosten durch die Unternehmensleitung nicht den tatsächlichen Verhältnissen entspricht. Deshalb werden die Daten der Kreditorenbuchhaltung die Ausgangsbasis darstellen. Da je nach bezogenen Gütern ein Kauf nicht jährlich erfolgt, sollten drei Jahre betrachtet werden. Zwar verbergen sich hinter den einzelnen Lieferanten meistens eine Vielzahl unterschiedlicher Positionen, da gewisse Einsatzgruppen wie Verbrauchsartikel für Installation und Instandhaltung/Reparatur, Arbeitskleidung, Bürobedarf und Gästebewirtung bei speziellen Lieferanten erworben werden, kann die Aufstellung nach Lieferanten gute Hinweise auf die Auswahl der Betrachtungsobjekte geben. Bei der Auswahl der einzelnen Güter sollte sich sowohl an der Höhe der Kosten als auch an den betroffenen Abteilungen orientiert werden. So können beispielsweise alle beschafften Güter mit einem Einkaufsvolumen über einem bestimmten jährlichen Eurobetrag, als auch die drei wesentlichsten Güter jeder Abteilung, zumindest aber des technischen und vertrieblichen Bereiches einbezogen werden. Die aufgezeigten Erfahrungen lassen bei Mitarbeitern Unbehagen aufkommen, wenn ein Projekt zur Optimierung initiiert wird. Da die aktive Beteiligung aller Betroffenen erfolgskritisch ist, ist es unabdingbar, dass alle Mitarbeiter die Bedeutung für den wirtschaftlichen Erfolg nachvollziehen können. Nicht betrachtet werden im hier gewählten Zusammenhang Güter, die sich in den Verkaufsräumen im direkten Zugriff durch Kunden befinden. Das Thema Diebstahl wird entsprechend ausgeklammert, da hier andere Schutz- und Kontrollmechanismen greifen. Geringfügige Überschneidungen sind zwar vorhanden, sollen aber nicht zu einer Vermischung der Zielrichtung führen, was auch den betroffenen Mitarbeitern aufzuzeigen ist.
Prüfung des Verbrauchs
Die Auswahl der betrachteten Güter beginnt mittels einer gezielten Stichprobe, wobei sowohl Handels- bzw. Technikbereich als auch Verwaltung einzubeziehen sind.
Die Bestandsführung der meisten Betriebsstoffe entspricht nicht den Anforderungen der wertmäßig bedeutenderen Güter. Insbesondere wenn keine Erfassung der Bestände im Rahmen der jährlichen Inventur erfolgt, kann der Verbrauch nur ungefähr bestimmt werden. Bei einem relativ gleichmäßigen Verbrauch lassen sich Anhaltspunkte anhand des Einkaufszeitpunktes gewinnen. Erfolgte ein Einkauf kurz nach Jahresbegin, waren die Vorräte zum 01. Januar wahrscheinlich weitgehend ausgeschöpft, wird dagegen die übliche Menge in ca. dreimonatigen Abständen erworben und der erste Einkauf am 25. Februar getätigt, ist von hohen Beständen auszugehen.
Im ersten Schritt werden die eingekauften Mengen quantifiziert. Die handelsüblichen Verpackungseinheiten werden auf einzelne Quantitäten heruntergebrochen. Teilweise auf Stückbasis beispielsweise bei Kleidungsstücken und persönlicher Ausstattung im Kundendienst, teilweise nach Gewicht wie z.B. beim Kaffee. Der Einsatz von Verbrauchsgütern zur Instandhaltung von Anlagegütern beispielsweise Kundendienstfahrzeugen lässt sich auf Grundlage der Mengen dokumentieren, Hier sind z.B. die Anzahl der Wischblätter für die Fahrzeuge oder der Reinigungsmittelverbrauch für die Teeküche aussagefähig.
Zu den verbrauchten Mengen werden anschließend die Anwesenheiten bzw. Nutzzeiten auf Basis der Manntage in Beziehung gesetzt. Dabei ist grundsätzlich von 230 Tagen je Jahr auszugehen, Korrekturen erfolgen, wenn Mitarbeiter eine hohe Reisetätigkeit aufweisen, beispielsweise im Verkauf. In einem letzten Schritt sind regelmäßig anwesende, unternehmensexterne Personen wie Leiharbeiter zu berücksichtigen und festzustellen, inwieweit diese gewisse Hilfsstoffe nutzen.
Mengenermittlung
Auf Basis dieser Daten werden durchschnittliche Verbrauchsmengen je Mitarbeiter ermittelt. Für den Technikbereich kann ein Einstieg über Arbeitskleidung erfolgen, wobei unscheinbare Artikel wie Handschuhe, deren konkreten Verbrauch oft keine Stelle festhält, als Einsteig von Interesse sind. Im Verwaltungsbereich wird sich der Getränkeverbrauch als plastische Einstiegsgröße anbieten. Da in den vielen Unternehmen eine begrenzte Auswahl an Kaffee, Tee, Mineralwasser und alkoholfreien Getränken zur Verfügung steht, können diese zu Durchschnittszahlen zusammengefasst werden. Aber auch Kaffeefilter und Schreibmaterialien sind interessant.
Die entsprechenden Aufstellungen zeigen im Einzelfall erstaunliche Verbrauchsmengen auf. Diese ergeben sich oft daraus, dass die Verbrauchsmengen über einen langen Zeitraum relativ konstant geblieben sind, die Anzahl der Nutzer aber aufgrund des Arbeitsplatzabbaues rückläufig war. Je nach verbrauchtem Gut wird dabei der Verbrauch je Arbeitstag bzw. Monat oder die Nutzungsdauer die aussagefähigere Größe darstellen.
Der Verbrauch von Arbeitshandschuhen im technischen Bereich stellt sich in der untenstehenden Tabelle dar (Beispiel 1).
In nächsten Schritt wurde der Kaffeeverbrauch in der Verwaltung analysiert. Gemäß einer mündlichen Vorgabe der Geschäftsführung sollten gestellte Getränke ausschließlich für die Gästebewirtung genutzt werden. Der Inhaber ging mit gutem Beispiel voran und brachte den durch ihn konsumierten Kaffee mit. Anstatt Diskussionen über den Verbrauch je Liter Kaffee zu führen, wird alleine auf die Anzahl der Einheiten, also 500-g Pakete, abgezielt. Hier wird die Verbrauchsermittlung nicht auf die Mitarbeiter bezogen, da diese Kaffee nur im Rahmen von Kundenbewirtungen konsumieren, sondern auf den Wochenverbrauch abgestellt. Die Anzahl der Besuche wurde auf Basis der Belegung des Besprechungszimmers über drei Monate geschätzt (Beispiel 2).
Haben sich bei den analysierten Produkten Auffälligkeiten ergeben, können ähnliche Güter betrachtet werden. Ergänzt werden sollte die Auswahl um eine Betrachtung, die bei einzelnen Lieferanten ansetzt. Die Grundlage werden dabei die Kreditorenumsätze bilden, wobei als Suchkriterium in der Buchhaltung ein gewisser Höchstumsatz dienen kann. Insbesondere bei kleineren Händlern ist die Anzahl der so identifizierten Lieferanten überschaubar. Die meisten Betriebsstoffe werden aufgrund des geringen Bedarfs nicht vom Hersteller, sondern vom Fachhandel bezogen. Da die Rechnungen sämtliche Positionen enthalten, kann auf dieser Basis wiederum eine Auswahl erfolgen.
Typische Prüfungsfelder in den unterschiedlichen Abteilungen sind die Folgenden:
Technischer Bereich: Arbeitskleidung, Reinigungsmittel, Fahrzeugbedarf, nicht berechnete Ersatzteile
Verwaltung: Schreibbedarf, Papier, Briefmarken/Frankierungen, Kopien, Geschirrspültabs
Übergreifend: Kommunikationskosten (Telefon, Internet)
Sparsamer Verbrauch
Liegt der Verbrauch über einer nachvollziehbaren Größe, werden Schritte eingeleitet, um diesen auf ein vertretbares Maß zu reduzieren. Ein offensichtlicher Grund, nämlich die Zuführung zum privaten Verbrauch im Rahmen der unerlaubten Mitnahme, ist nicht auszuschließen, jedoch kaum nachzuweisen. Generelle Verdächtigungen auszusprechen, wird das Arbeitsklima belasten, nicht jedoch zur Aufdeckung der Delinquenten führen.
Dennoch sollte die Unternehmensleitung prüfen, inwieweit die private Nutzung bzw. Mitnahme grundsätzlich ausgeschlossen ist. Entsprechende Regelungen sollten selbstverständlich sein, werden durch die tatsächliche Praxis jedoch gelegentlich außer Kraft gesetzt. Hier kann der Inhaber persönlich sein Verhalten hinterfragen. Zwar mag bei einem Alleinbesitz keine andere Person geschädigt werden, der Vorbildfunktion für die Mitarbeiter wird durch eine Mischung von Berufs- und Privatleben jedoch nicht Rechnung getragen. Verhaltensweisen, die Mitarbeiter zur Nachahmung anhalten könnten, sollten korrigiert werden. Nicht still und leise, sondern mittels einer klaren Aussage. So wird der Unternehmensleiter seiner Vorbildfunktion gerecht. In diesem Rahmen gilt es auch zu prüfen, ob Inhaber oder einzelne Abteilungsleiter Mitarbeitern die Mitnahme von Unternehmenseigentum erlaubt haben. Diese Vorgehensweise ist kritisch zu sehen, da dies rasch ein Gewohnheitsrecht vermuten lässt und auch weitere Mitarbeiter sich entsprechend verhalten.
Ist diese Organisationslücke ausgeräumt, gilt es, die betroffene Gruppe von Mitarbeitern darauf hinzuweisen, dass nach Ablauf weiterer sechs Monate eine erneute Überprüfung des Verbrauchs stattfinden wird. Bis dahin wird auf die Suche möglicher Schuldiger verzichtet. Allerdings können innerhalb einer Arbeitsgruppe Auseinandersetzungen entstehen, wenn einzelne Mitarbeiter Verdächtigungen äußern. Diese sind wenig hilfreich, da kaum beweisbar. Erst wenn sich bei der erneuten Prüfung die Verbrauchsmengen nicht auf ein "normales" Maß" einpendeln, erfolgt eine intensivere Ursachenforschung.
Bleibt dieser Schritt erfolglos, kann eine Analyse nach kleineren Zeiträumen, z.B. auf Monatsbasis, Hinweise auf Auffälligkeiten geben. Ist auch dieses Vorgehen erfolglos, ist eine Kontingentierung auf Basis der einzelnen Arbeitsgruppen sinnvoll. In diesem Rahmen würde auch festgestellt, ob die eingekauften Mengen tatsächlich die anfordernden Stellen erreichen. Mit diesen Maßnahmen wird der Kreis der Mitarbeiter mit auffälligen Verbrauchsmengen derart reduziert, dass nunmehr auch Befragungen durchgeführt werden können, um die Gründe des Mehraufwandes aufzudecken.
Wenn Mitarbeiter die eingesetzten Güter für qualitativ hochwertig erachten und eine private Nutzung oder die Weitergabe an Bekannte erwogen wird, sollte der Verkauf an Mitarbeiter ermöglicht werden. Dieser wird zu Einkaufspreisen erfolgen, um die Entstehung und notwendige Versteuerung eines geldwerten Vorteils zu vermeiden.