Bei der Abrechnung geraten Handwerksbetriebe immer wieder in unangenehme Situationen. Mal versteht der Kunde einzelne Rechnungspositionen nicht, mal lehnt er es ab, für den Mehraufwand zu zahlen. Dies kann auch Fachhändler betreffen, die Serviceleistungen abrechnen.
Der Auftrag ist erledigt, der Kunde zufrieden mit der erbrachten Leistung. Die Rechnungsstellung ist jetzt nur noch ein formaler Akt, könnte man meinen. Doch so gut sich Kunde und ausführender Betrieb zuvor verständigt hatten: Beim Geld scheiden sich nicht selten die Geister. So kann es passieren, dass über einzelne Positionen diskutiert werden muss. Das dient nicht unbedingt der Kundenbeziehung und ist darüber hinaus zeitraubend und ärgerlich. Aber auch beim Erstellen der Rechnung können Fehler passieren. Zudem gilt es ganz aktuell, die im Rahmen des Konjunkturpakets befristete Herabsetzung der Mehrwertsteuer zu berücksichtigen. Was Betriebe bei der Abrechnung beachten sollten und wie sie im Ernstfall ihre Ansprüche durchsetzen, erklärt Finanzexperte Peter Meier von der Nürnberger Versicherung.
Kosten transparent darstellen
Bevor die eigentliche Arbeit beginnt, sollte der Betrieb einen verbindlichen Kostenvoranschlag erstellen. Das hilft Kunden und Unternehmen bei der Planung der Kosten und des Aufwandes. Bei Aufträgen von Privatpersonen ist zu beachten: Die angegebenen Preise müssen bereits die Mehrwertsteuer enthalten. Diese ist im Rahmen des aktuellen Konjunkturpakets der Bundesregierung vom 1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2020 auf 16 Prozent gesenkt worden. Trotz genauer Kalkulation im Vorfeld kann es allerdings vorkommen, dass im Verlauf der Arbeiten Mehraufwände entstehen und die finalen Kosten daher höher ausfallen als im Kostenvoranschlag angegeben.
Unerwartete Mehraufwände
Falls vorab nicht anders abgesprochen, müssen Betriebe unerwartete Mehraufwände dem Kunden unverbindlich mitteilen. Allerdings ist der Kunde nicht verpflichtet, diese Mehrkosten zu akzeptieren, wenn die Rechnung 15 bis 20 Prozent vom Kostenvoranschlag abweicht. Übrigens: Das Ersetzen von defektem Werkzeug gilt nicht als Mehraufwand – die Beschaffungskosten muss der Handwerksbetrieb selbst tragen. Fahrzeugkosten wie beispielsweise die Kfz-Versicherung, Werkstattkosten und die Kosten für Tankfüllungen dürfen hingegen als Pauschale weiterberechnet werden.
Pausen und Anfahrtskosten
Pausen dürfen dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden. „Falls keine Pauschale veranschlagt wurde, werden Handwerker ausschließlich für die anfallende Arbeitszeit bezahlt“, informiert Peter Meier. Dabei gilt: „Das Aufrunden ist nur auf volle fünf bis 15 Minuten erlaubt.“ Anfahrtskosten dürfen mit auf die Rechnung, sollten sich jedoch in einem nachvollziehbaren Rahmen bewegen. Üblicherweise werden 30 Cent pro Kilometer als Pauschalbetrag berechnet.
Zahlungsfristen
Sind die Arbeiten vollständig und ohne Mängel abgeschlossen, spricht nichts gegen eine Barzahlung direkt vor Ort. Voraussetzung: Der Kunde ist damit einverstanden. „Denn Handwerksbetriebe müssen ihren Kunden die Chance einräumen, eine erhaltene Rechnung eingehend zu prüfen. Wenn das vor Ort nicht möglich ist, ist niemand dazu verpflichtet, eine Rechnung sofort bar zu bezahlen“, erläutert Meier. In der Rechnung sollte ein Zahlungsziel festgelegt sein, das der Betrieb frei wählen kann. Tipp: Dem Kunden ausreichend Zeit einräumen, beispielsweise 14 Tage. Nennt der Betrieb kein individuelles Zahlungsziel, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Bei Privatkunden muss in der Rechnung ausdrücklich auf die gesetzliche Zahlungsfrist hingewiesen werden, bei Firmenkunden ist dies nicht erforderlich. Betriebe sollten auf eine formal korrekte Ausstellung der Rechnung achten und, falls nötig, ihre Mitarbeiter dahingehend schulen.
Gewährleistungspflicht und Abmahnung
Handwerksbetriebe unterliegen der sogenannten Gewährleistungspflicht. Das heißt: Nach §635 Bürgerliches Gesetzbuch müssen sie offensichtliche Mängel beheben. Dadurch entstandene Kosten dürfen sie dem Kunden nicht berechnen. Der Experte der Nürnberger Versicherung rät: „Auftragnehmer sollten nach Abschluss der Arbeiten immer eine Abnahme ihres Kunden einfordern und alles schriftlich dokumentieren.“ Falls der Kunde die Rechnung grundlos nicht innerhalb der gewährten Zahlungsfrist begleicht, hat der Handwerksbetrieb das Recht, eine Mahnung auszusprechen. „Mahnungen müssen keiner bestimmten Form folgen. Es reicht sogar aus, sie mündlich auszusprechen“, so Meier. Bei schriftlichen Mahnungen sollten das Datum der ursprünglichen Rechnung sowie Rechnungs- und Mahnungsnummer nicht fehlen. Außerdem ist es sinnvoll, eine Rechnungskopie sowie eine Auflistung der erbrachten Leistungen beizulegen. Das Wichtigste dabei: respektvoll bleiben. Vielleicht hat der Kunde die Rechnung nur übersehen.
Nur im Notfall: Ansprüche rechtlich durchsetzen
Für den Fall, dass es doch einmal Probleme mit der Zahlungsmoral eines Kunden gibt, ist eine rechtliche Absicherung ratsam. „Denn ausbleibende Zahlungen sind nicht nur ärgerlich, sondern schnell existenzbedrohend“, so der Experte. Gewerbliche Rechtschutzversicherungen bieten häufig eine unbegrenzte Deckungssumme bei Anwalts- und Gerichtskosten sowie umfänglichen Service, beispielsweise eine Rechtsberatung oder Unterstützung bei der Einforderung von fälligen Rechnungen.